- Юридическое сопровождение
- Представительство в суде
- Регистрация фирм
- Юридические консультации
- Правовой аудит
Трудовая книжка. Ведение и записи в трудовую книжку
Общие положения о трудовой книжке
В соответствии со статьей 66 ТК РФ трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, в который вносятся сведения о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, а также основания увольнения с работы и сведения о награждениях за успехи в работе.
Трудовая книжка – это еще и один из обязательных кадровых документов, обязанность вести который прямо возложена ТК РФ на работодателя, если человек у него трудится более пяти дней, и эта работа является для него основной. Исключение составляют лишь работодатели – физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями – им вести трудовые книжки не надо.
А вот граждан – предпринимателей с 2006 года закон обязал вести трудовые книжки на всех работников. Если работник начал трудиться у ПБОЮЛ (предпринимателя без образования юридического лица) до этой даты, то запись в трудовую книжку о приеме на работу ему сделать надо, причем с даты фактического начала трудовых отношений. Эта позиция выражена в Письме Минздравсоцразвития от 30 августа 2006 года №5140-17.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила). Кроме того, нюансы внесения записей в трудовые книжки регулируются Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 10 октября 2003 года № 69.
Трудовая книжка предъявляется работником при приеме на работу, за исключением случаев, когда работник устраивается на работу впервые либо принимается по совместительству.
Заполнение первой страницы (титульного листа) трудовой книжки
Если работник принимается на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем. Если же у работника трудовая книжка отсутствует в связи с ее утратой или порчей работодатель должен на основании письменного заявления сотрудника оформить ему новую трудовую книжку.
В соответствии с пунктом 6 Правил трудовые книжки ведутся на русском языке как государственном, а в случае, если организация находится в одном из субъектов РФ, где есть и свой местный официальный язык, то записи можно вносить и на этом языке.
Все записи в трудовую книжку вносятся в течение недели после наступления соответствующего события – приема на работу, перевода, награждения и т. д. И только при увольнении работника запись в трудовую книжку надо вносить в день увольнения. Сведения о работе по совместительству или об увольнении с такой работы вносятся в трудовую книжку на основной работе на основании копии приказа «второго» работодателя и только по желанию самого работника.
Согласно Инструкции, все записи вносятся в трудовую книжку без каких-либо сокращений с указанием пункта и статьи ТК РФ, а также номера и даты приказа работодателя.
Пункт 9 Правил устанавливает, что при оформлении трудовой книжки на первой ее странице (титульном листе) указываются сведения о фамилии, имени и отчестве работника, дате его рождения, а также его образовании, профессии и специальности.
Все эти записи вносятся на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, заграничного паспорта, водительского удостоверения, дипломов об окончании учебных заведений и т. д.
Остановимся на некоторых тонкостях внесения этих записей в трудовую книжку, поскольку любая ошибка может впоследствии привести к проблемам у работника при оформлении пенсии.
Во-первых, очень внимательно надо указывать фамилию, имя и отчество работника. Например, существуют две формы имени – «Наталья» и «Наталия» или два варианта отчества – «Витальевич» и «Виталиевич» и т. д.
Во-вторых, дату рождения надо писать полностью в формате: число, месяц, год. Например, 08.08.1988. (Также заполняется и графа «Дата заполнения трудовой книжки»).
В-третьих, запись об образовании в трудовую книжку нового образца вносится в обязательном порядке и только на основании правильным образом оформленных документов – аттестата, диплома или удостоверения. Отметим, что можно внести и запись о неоконченном образовании – также на основании надлежаще заверенных документов вроде справки из учебного заведения.
В-четвертых, записи о профессии и специальности также вносятся на основании соответствующих документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний – диплома, свидетельства, сертификата и т. п.
Далее правильность внесенных сведений на титульном листе трудовой книжки своей подписью заверяет лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (далее для простоты – кадровик), и после этого на титульном листе трудовой книжки ставится печать организации или печать кадровой службы. При этом подпись кадровика должна проставляться разборчиво, так что во избежание проблем вместо подписи лучше написать свою фамилию. Также сведения на первой странице трудовой книжки заверяются и подписью самого работника.
Если выдаваемая впервые трудовая книжка заполнена неверно, то исправления в нее вносить нельзя – бланк придется аннулировать и уничтожить.
Порядок заполнения трудовой книжки
Если работник заключает свой первый трудовой договор, то работодатель обязан выдать ему новую трудовую книжку. При этом пункт 47 Правил предусматривает, что с работника взимается плата в размере расходов на ее приобретение. Однако купить трудовую книжку должен именно работодатель, поскольку на него возложена обязанность обеспечивать сотрудников трудовыми книжками. Кроме того, если кадровик неправильно заполнил, испортил или утратил трудовую книжку; плата за выдачу трудовой книжки с работника не взимается.
Скажем сразу, что в трудовую книжку не вносятся сведения о том, принят ли работник по срочному трудовому договору или с испытательным сроком.
Заполнение сведений о работе в трудовой книжке производится следующим образом.
1) В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации (в соответствии с учредительными документами) в виде заголовка.
2) В графе 1 проставляется порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 – дата приема на работу.
3) В графе 3 делается запись о принятии в организацию, а если в трудовом договоре указано и конкретное структурное подразделение – то указывается и оно, а также наименовании должности (работы), специальности и профессии с указанием квалификации.
4) В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого работник принят на работу.
Наименования профессий и должностей, указываемых в трудовой книжке, должны строго соответствовать трудовому договору, штатному расписанию и прочим локальным нормативным актам организации. В тех случаях, когда законодательство предусматривает за выполнение работ по каким-либо должностям, специальностям или профессиям компенсации, льготы или ограничения, их надо указывать в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года № 37) и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих.
Каждая запись в трудовой книжке должна быть пронумерована и датирована в соответствии с датой соответствующих приказов работодателя по личному составу.
Запись в трудовую книжку вносится и в том случае, если работник обрел новую профессию, специальность или квалификацию, ему присвоен новый разряд (класс, категория). При этом указываются разряды и классы профессий, специальностей или уровни квалификации. Делаются записи и о времени обучения по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.
Записи в трудовую книжку о работе по совместительству вносятся только по желанию работника, причем по месту основной работы в соответствии с документом из организации, где сотрудник трудится по совместительству.
Согласно пункту 21 Правил в трудовую книжку также вносятся сведения о службе в армии – о «времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах.
В трудовую книжку необходимо вносить и записи о награждении работника государственными наградами, присвоении ему государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений, о награждении работника почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
При этом кадровику важно помнить про такой нюанс внесения записей в трудовую книжку о премиях. Если премия предусмотрена системой оплаты труда и (или) выплачивается на регулярной основе, то сведения о ней в трудовую книжку не вносятся. А вот если премия вручается работнику за какое-то конкретное достижение или по какому-то иному конкретному поводу – запись в трудовую книжку вносить надо.
Согласно статье 66 ТК РФ, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку
При обнаружении неправильной или неточной записи в трудовой книжке такая запись должна быть исправлена тем работодателем, который ее вносил либо его правопреемником. Если же та организации ликвидирована, то исправление в трудовую книжку вносится новым работодателем на основании копии или архивной выписки из кадровых документов ликвидированной организации или иных документов.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку производится путем признания неправильных записей недействительными и внесения правильных записей – никаких зачеркиваний при этом не допускается!
Новая запись должна выглядеть примерно так: «Запись за № … недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)», в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена неправильная запись. В случае признания увольнения (перевода) работника незаконным, в графе 3 пишется: «Запись за № … недействительна, восстановлен на прежней работе». В графе 4 указывается номер и дата приказа о восстановлении сотрудника на работе или изменении формулировки причины увольнения.
В соответствии с пунктом 33 Правил по письменному заявлению восстановленного сотрудника работодатель обязан выдать ему дубликат трудовой книжки, в который переносятся все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной.
В случае изменения наименования организации в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается: «Организация … с такого-то числа переименована в …», а в графе 4 – основание переименования (приказ, распоряжение или иное решение работодателя, его дата и номер).
Изменяться могут и сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки. Если изменяется фамилия, имя, отчество или дата рождения, то «устаревшие» данные перечеркиваются одной чертой (дабы легко читались), вносятся новые данные, на внутренней стороне обложки трудовой книжки приводятся ссылки на соответствующие документы, которые заверяются подписью кадровика и печатью организации или кадровой службы.
При изменении (дополнении) информации об образовании, профессии, специальности старые сведения не зачеркиваются, а просто дополняются новыми через запятую. При этом Инструкция не предусматривает обязательность ссылки на документ об образовании.
Порядок выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки
В соответствии с положениями Инструкции дубликат трудовой книжки или вкладыш в трудовую книжку заполняются по общим правилам.
Вкладыш выдается в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов. При этом на титульном листе трудовой книжки вверху проставляется штамп «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша, который вшивается в трудовую книжку.
Дубликат трудовой книжки выдается в случае утраты или порчи трудовой книжки – лицо, обнаружившее эту неприятность, должно немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, который обязан в течение 15 дней выдать работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
Как уже было сказано выше, дубликат трудовой книжки должен быть выдан и работнику, который восстановлен на работе после незаконного увольнения или перевода на другую работу.
При выдаче дубликата трудовой книжки надо помнить, что в данном случае в графу 3 раздела «Сведения о работе» необходимо внести запись о трудовом стаже работы до поступления к данному работодателю, который может подтверждаться только официальными документами, подписанными руководителями и заверенными печатью организации. Такими документами могут быть: копии и выписки из приказов, справки и иные документы. Отметим, что работодатель при этом обязан оказывать работнику всяческое содействие в получении от бывших работодателей документов, подтверждающих стаж его работы.
Общий трудовой стаж работника записывается в дубликат трудовой книжки суммарно – без разбивки по конкретным работодателям.
При массовой утрате трудовых книжек работников работодателем в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж этих сотрудников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ из представителей работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов и других заинтересованных организаций.
Учет движения и хранение трудовых книжек
В соответствии с пунктом 40 Правил работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих книг утверждены Инструкцией.
Книги учета бланков и учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы).
Кадровик в конце каждого месяца должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, и приложить приходный ордер кассы организации.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные при увольнении работниками или ближайшими родственниками в случае смерти работника, должны храниться у работодателя в течение 2 лет отдельно от остальных трудовых книжек, после чего хранятся в архиве организации 50 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.
Ознакомление с записями в трудовой книжке. Выдача копии трудовой книжки
Статья 89 ТК РФ предусматривает право работников на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, поэтому работодатель должен знакомить работников со всеми записями в их трудовой книжке, причем под роспись в личной карточке (форма № Т-2), в третьем разделе которой повторяются все записи о работе из трудовой книжки, произведенные данным работодателем.
Также в любой момент работник может потребовать выдать ему копию трудовой книжки или выписку из трудовой книжки – на письменное заявление сотрудника работодатель обязан выдать эти документы в течение трех дней.
Записи в трудовую книжку об увольнении. Выдача трудовой книжки при увольнении
Самые большие сложности у кадровиков возникают при внесении записей в трудовую книжку об увольнении работника. Однако в пункте 5.2 Инструкции четко сформулировано положение о том, что все записи об увольнении вносятся со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ. Исключения тут всего два: увольнение работника по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от воли сторон. В первом случае ссылка дается на пункт статьи 81 ТК РФ, во втором – на пункт статьи 83 ТК РФ. Кроме того, если причина увольнения дает какие-либо льготы или преимущества работнику, то надо сделать и такое уточнение.
Ну и второе главное правило по внесению в трудовую книжку записей об увольнении работника: все записи делаются в точном соответствии с формулировкой пункта статьи ТК РФ или иного закона. То есть в графу 3 вписывается «Уволен в связи с…» и далее переписывается правовая норма.
В завершение надо сказать и о таком важном моменте как выдача трудовой книжки при увольнении работника. В соответствии со статьей 84.1 ТК РФ трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения. Выдавать трудовую книжку нужно под роспись, поскольку другим способом доказать своевременность выдачи трудовой книжки вряд ли получится. А задержка выдачи трудовой книжки расценивается как лишение работника возможности трудиться – то есть у работодателя возникает огромный риск оплатить уволенному сотруднику все время вынужденного прогула – с момента увольнения по момент фактической выдачи трудовой книжки или ее дубликата.
Выдается трудовая книжка только лично в руки – направлять ее по почте можно только с письменного согласия работника. Если тот за трудовой книжкой не является, то нужно выслать ему ценным письмом уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки такого уведомления ответственность за задержку выдачи трудовой книжки с работодателя снимается.
13.07.2009
24.05.2009
28.03.2009
23.03.2009